Contente
- 01. Obtenha um contador
- 02. Escolha a estrutura da empresa
- 03. Entenda o IVA
- 04. Avalie o seu trabalho corretamente
- 05. Classifique suas faturas
- 06. Pague-se!
- 07. Encontre o local de trabalho certo
- 08. Sempre use contratos
- 09. Eleve o seu perfil
- 10. Lembre-se de seus objetivos
Seu primeiro ano como freelance é o mais difícil.Você tem que lidar com toda a papelada, legislação e fluxo de caixa, além do estresse de estar sozinho. E como se isso não bastasse, freelancer pode ser arriscado.
Você descobrirá que pedir dinheiro emprestado ou até mesmo alugar uma casa não é tão simples como seria se você estivesse empregado. Muitos credores esperam ver um mínimo de três anos de contas preparadas por um revisor oficial de contas. E se você for um único comerciante e entrar em dívidas, pode perder sua casa.
No entanto, você ainda vai fazer e amar (bem, na maioria das vezes). Se você está empenhado em longo prazo e quer levar seu negócio mais a sério, aqui estão dez dicas que me ajudaram em minha própria carreira. Alguns dos detalhes são específicos do Reino Unido, mas os princípios devem ser válidos em qualquer lugar do mundo.
01. Obtenha um contador
Se você ainda não tem um, procure um contador. Um bom contador vai ganhar de volta o que você paga a eles, mais alguns. Eles irão ajudá-lo a se preparar, dar-lhe o conselho de que você precisa para mantê-lo em boas condições com o HMRC, verificar seus livros e arquivar suas contas.
Obtenha recomendações pessoais, se puder, e procure alguém que se especialize em sua linha de trabalho e lide principalmente com freelancers ou pequenas empresas. Verifique se eles estão familiarizados (ou pelo menos confortáveis) com o uso de qualquer sistema de contabilidade que você use. Quando você tiver um contador, agende uma ligação com ele a cada seis meses para fazer perguntas e obter conselhos sobre como melhorar o fluxo de caixa.
Mantenha-se atualizado com sua contabilidade para que não haja pressa frenética antes do prazo de entrega de impostos. Passo pelo menos uma hora todas as sextas-feiras mantendo minhas contas em dia: digitalizando recibos, redigindo faturas e procurando contas não pagas. Se você receber muitos recibos, um serviço como o Receipt Bank, que digitaliza os recibos que você postou para eles, pode ser útil.
Fazer suas contas em uma planilha e faturas em documentos de texto pode fazer sentido quando você está começando, mas é uma dor de cabeça manter e cria uma grande margem de erro. (Eu estive lá.) Felizmente, há uma infinidade de ótimos softwares de contabilidade online que irão aliviar o fardo da papelada, como Xero, FreeAgent, FreshBooks e Harvest.
E se você está realmente relutante em contratar um contador, muitos freelancers recomendam o Crunch, um pacote de contabilidade online que também inclui conselhos ilimitados de contadores reais.
02. Escolha a estrutura da empresa
Existem outros tipos de estrutura jurídica para uma empresa, mas a maioria dos freelancers precisará decidir entre se tornar um comerciante individual (ou, nos Estados Unidos, um único proprietário) ou formar uma sociedade limitada.
A configuração como um comerciante individual envolve o registro como autônomo no HMRC. Como comerciante individual, você é o negócio. Você não precisa de uma conta bancária comercial separada (embora muitas pessoas tenham uma). Isso simplifica as coisas, mas se sua empresa perder dinheiro, você poderá perder seus bens pessoais, incluindo sua casa. Por ser uma empresa limitada, você só perderia os ativos da empresa.
Registrei-me como um comerciante individual quando comecei a trabalhar como freelancer, no final da adolescência. Eu tinha acabado de sair da escola, não ganhava muito e não queria lidar com muita papelada além de tentar aprender meu ofício. Isso funcionou perfeitamente até que comecei a ganhar mais e a trabalhar para empresas maiores. Descobri que algumas empresas com as quais queria trabalhar não negociariam diretamente com comerciantes em nome individual, então tive que escolher entre recusar o projeto, passar por uma empresa guarda-chuva ou - minha solução final - limitar-se.
Como uma empresa limitada, você é uma entidade separada do negócio. Você detém ações e paga um salário a si mesmo - ou até mesmo se recompensa com dividendos. Estabelecer-se como uma empresa pode parecer um pouco estranho se você for apenas uma pessoa, já que tem que nomear um diretor (você) e uma secretária (de novo, você), e ter uma reunião consigo mesmo antes de fazer coisas como pagar dividendos, mas pode ser a melhor solução a longo prazo.
Se você adora trabalhar para si mesmo, mas odeia toda a papelada, usar uma empresa guarda-chuva pode ser outra boa opção. É basicamente o mesmo que trabalhar para um empregador, mas a empresa guarda-chuva não define o trabalho que você faz; apenas lida com o administrador financeiro.
A Parasol, uma das maiores empresas de guarda-chuva no Reino Unido, calcula quanto imposto você precisa pagar, analisa as contas se o cliente atrasar o pagamento e, como você é efetivamente seu funcionário, também oferece auxílio-doença e férias. No entanto, é preciso uma parte do que você cobra, então certifique-se de verificar quais serão as taxas.
03. Entenda o IVA
Embora você não tenha que se registrar para o IVA até que seu faturamento seja superior a £ 79.000 (pelo menos, esse era o caso quando este artigo foi para a impressão; você pode verificar o valor atual em gov.uk/vat-registration), você podem se beneficiar do registro voluntário para o IVA.
O regime de taxa fixa de IVA é projetado para empresas com vendas abaixo de £ 150.000. Você paga ao HMRC uma taxa fixa de IVA (14,5 por cento para consultoria de TI), menos um por cento no primeiro ano de registro. Você pode então embolsar a diferença entre a quantidade de IVA que cobrou de seu cliente e o valor que você paga ao HMRC.
A desvantagem é que você não pode reclamar o IVA em suas compras, além de ativos de capital no valor de mais de £ 2.000, como um novo laptop chique. Mas por estar neste ramo de trabalho, você provavelmente não precisa fazer tantas compras. É um esquema que vale a pena discutir com seu contador.
04. Avalie o seu trabalho corretamente
O fator que mais afeta o quanto você ganha é o quanto você cobra. Lembre-se de que você não pode cobrar por todo o seu tempo - parte dele inevitavelmente será gasto em tarefas não faturáveis, como administração, contabilidade e aprender novas habilidades.
Para ajudá-lo a estabelecer um preço adequado pelo seu trabalho, a agência Mud do Reino Unido criou uma calculadora de tarifas Freelance com base nas tarifas que as pessoas cobram atualmente em várias regiões do Reino Unido.
Também leve em consideração como diferentes tipos de projeto afetarão seus resultados - trabalhar em um projeto remotamente provavelmente será mais barato do que um projeto em que você tem que viajar e comer fora todos os dias. Aumente ligeiramente a sua taxa com cada novo projeto à medida que ganha experiência.
05. Classifique suas faturas
Idealmente, você deseja que os prazos de sua fatura sejam os mais curtos possíveis para receber o pagamento mais rapidamente: normalmente 14 dias, sete dias ou no recebimento. Mas, realisticamente, nem todos os clientes estão preparados para alterar suas condições de pagamento apenas para você, e você pode acabar tendo que esperar 30 dias ou mais para receber o pagamento. Para contornar longos prazos de fatura no final do cliente, pergunte se você pode faturar semanalmente. Faturar pouco e muitas vezes melhora o fluxo de caixa, e ter um bom fluxo de caixa evita ciclos estressantes de festa e fome.
Isso pode soar como uma afirmação óbvia, mas também é muito importante enviar faturas imediatamente. Em uma análise recente dos dados do FreeAgent, as faturas enviadas dentro de uma semana após a conclusão do trabalho foram pagas, em média, em menos de cinco dias. Quando a fatura foi enviada apenas uma semana depois, o tempo médio de pagamento dobrou para 10 dias.
Se sua fatura estiver vencida há mais de 30 dias, o governo diz que você pode começar a cobrar juros de 8% sobre a taxa básica do Banco da Inglaterra.
06. Pague-se!
Mesmo se você não precisar de um como empresário individual, abrir uma conta comercial separada ajuda a facilitar a ordenação de suas finanças. Você deve colocar de lado uma proporção do que está ganhando em uma conta poupança pronta para o fisco.
Se você for uma empresa limitada, para pagar um salário a si mesma, você precisará se registrar no HMRC como um novo empregador e usar o sistema de Informação em Tempo Real (RTI) para PAYE. Todos os meses, você precisará fazer a folha de pagamento, que consiste em enviar um formulário para cada funcionário que detalha quanto eles estão recebendo e quais são suas contribuições para o Seguro Nacional (NI). Você precisa fazer isso mesmo que seja apenas você, porque você é efetivamente um funcionário de sua própria empresa.
Alguns pacotes de software de contabilidade têm essa funcionalidade incorporada, portanto, depois de inserir alguns detalhes iniciais, executar a folha de pagamento a cada mês é um procedimento bastante simples.
Quando você paga dividendos a si mesmo, você precisará realizar uma reunião de diretor na qual você 'declara' o dividendo (sim, mesmo que seja apenas você) e também precisará anotar a reunião (também conhecida como ' declaração de dividendos '). Esses registros serão solicitados pelo HMRC se realizar uma investigação em seu negócio. A declaração não é tão assustadora quanto parece. O FreeAgent prepara automaticamente as declarações sempre que você explica uma transação como sendo um dividendo, ou você pode pedir ao seu contador para fazer isso por você.
07. Encontre o local de trabalho certo
Parece haver uma expectativa cada vez maior de que os freelancers trabalhem no local à medida que os clientes percebem o valor de ter designers e desenvolvedores trabalhando lado a lado. Se você mora fora de uma cidade grande, precisa estar preparado para viajar e, se for se deslocar para um projeto regularmente, decidir se está disposto a arcar com as despesas associadas à viagem, adicione-as ao sua taxa diária ou cobrar separadamente. É sempre melhor ser franco com seus clientes sobre isso, para que eles não tenham nenhuma surpresa desagradável no futuro.
Se você trabalha em casa na maior parte do tempo, pode reivindicar uma parte das despesas, como imposto municipal, eletricidade, aquecimento, chamadas telefônicas e banda larga como deduções fiscais. O quanto você se qualifica varia de acordo com fatores como, por exemplo, se você tem um espaço de trabalho dedicado, como um estudo separado, portanto, isso é algo que você deve discutir com seu contador.
Se você está acostumado a trabalhar com outras pessoas e sente falta da interação diária, você pode se beneficiar alugando uma mesa em um estúdio de co-trabalho cheio de outros freelancers. Eles estão surgindo em todos os lugares, e a maioria oferece salas de reunião: útil, já que ter que convidar um cliente para uma reunião em sua casa pode ser estranho.
08. Sempre use contratos
Eu não posso enfatizar o suficiente o quão importante é usar um contrato. Não está lá apenas para protegê-lo, mas também representa uma boa oportunidade para explicar como você trabalha e o que o cliente pode esperar de você.
Elaborar um contrato não precisa ser um processo árduo ou assustador. Dê uma olhada no Assassino de Contrato de Andrew Clarke: é realmente acessível e é algo que usei com meus próprios clientes.
Também tenha em mente que se você estiver trabalhando para uma empresa como um empreiteiro de uma forma que poderia ser classificada como 'emprego disfarçado', você pode não estar em conformidade com o IR35, caso em que corre o risco de ser multado pelo HMRC. Estes são alguns dos pontos que o HMRC usa para avaliar se você está em conformidade:
- Se os projetos em que você trabalha são peças de trabalho discretas
- Se, se você estiver fazendo vários projetos para o mesmo cliente, cada um tem seu próprio contrato com uma data de início e de término
- Se você pode contratar alguém em seus próprios termos para fazer o trabalho em seu nome
- Se você usa seu próprio equipamento
- Quer você trabalhe com vários clientes.
É uma boa ideia verificar se esses pontos são verdadeiros para o trabalho que você está fazendo e esclarecê-los em seu contrato, caso seja investigado.
09. Eleve o seu perfil
Sua fonte de trabalho mais valiosa é o boca a boca. Mantenha contato com outros freelancers, em particular aqueles com quem você gosta de trabalhar e cujas habilidades complementam as suas. Descobri que recebo a maior parte do meu trabalho de desenvolvimento por meio de designers e agências locais depois que seu cliente pede uma recomendação.
Mas a recomendação boca a boca sozinha nem sempre é suficiente. Os clientes em potencial ainda esperam poder ver exemplos do seu trabalho. Tenho dificuldade em recomendar pessoas aos clientes (mesmo sabendo que são boas) se o portfólio deles é uma página de espera ou o perfil do GitHub está vazio.
Claro, assinar com uma agência de recrutamento é sempre uma opção se você realmente deseja se livrar da tarefa de encontrar novos contratos. É quase como ter seu próprio agente.
10. Lembre-se de seus objetivos
Algo que você deve se perguntar regularmente é: "Por que faço freelance?" Talvez seja porque você deseja mais tempo, mais dinheiro, mais liberdade para trabalhar com os clientes que deseja ou a oportunidade de aprender coisas novas. Mas seja qual for sua motivação, escolha seus empregos de acordo.
Se o dinheiro é menos prioridade para você do que o tempo, escolha projetos que ofereçam mais flexibilidade. Se você quer aumentar o valor que ganha, acostume-se a ser mais implacável com suas finanças e concorra a projetos que paguem uma taxa maior.
De qualquer forma, mantenha seus objetivos em mente ao tomar decisões para ajudá-lo a se tornar um freelancer mais feliz e bem-sucedido.
Palavras: Anna Debenham Ilustração: Mike Chipperfield
Anna Debenham é uma desenvolvedora de front-end baseada em Brighton. Ela começou como freelancer quando tinha 18 anos - e ganhou o prêmio de Jovem Desenvolvedor do Ano da net em 2013. Este artigo apareceu originalmente na edição 254 da net magazine.
